Erfolgreiche UX-Design-Projekte planen & umsetzen

Du willst erfolgreiche UX-Projekte in deinem Unternehmen planen und umsetzen? Dieser Beitrag zeigt dir, wie! Es geht um UX-Strategie, Prozesse & Tools, die dir helfen, die Nutzererfahrung auf deiner Website zu verbessern.

UX-Design verstehen 

Sehr oft scheitern UX-Projekte am Verständnis der Grundlagen. Was Nutzererfahrung bedeutet, erfährst du in meinem UX-Grundlagenratgeber. Oder du schaust dir mein Video dazu an.

Ziel einer guten User Experience (dt. Nutzererfahrung) ist es, User möglichst schnell und einfach ans Ziel zu führen. Das sorgt für zufriedene, wiederkehrende Nutzer, die dein Angebot weiterempfehlen.

Um ein entsprechend positives Ergebnis zu erzielen, nutzen UX-Designer verschiedene Methoden und Prozesse, die in diesem Artikel beleuchtet werden.

Optimierte UX hilft, Websites nutzerfreundlich und attraktiv zu machen. Damit hat UX direkten Einfluss auf den Business Value. Positive UX kann Conversion-Raten, Kundenbindung und Umsatz steigern. Außerdem kann sie Support-Kosten und Fehler reduzieren. Das Markenimage kann verbessert werden.

Typische Probleme in UX-Projekten sind fehlendes Know-how, Zeit oder Budget. Eine genaue UX-Projektplanung stellt hier die Weichen für erfolgreiche Umsetzung.

UX als Schnittstellenfunktion

Die User Experience bzw. Nutzererfahrung verbindet Nutzer, Teams und Business. Sie sorgt dafür, dass am Ende alles zusammenpasst: Strategie, Design, Inhalte und Technik. UX hält die Fäden zusammen, damit Websites reibungslos funktionieren.

Bevor ich über die operative Seite von UX spreche, möchte ich zuerst auf das Thema UX-Strategie eingehen. Denn nur mit einer durchdachten UX-Strategie kann eine Website langfristig ihre Wirkung entfalten. Die UX-Strategie umfasst die Definition von langfristigen Zielen. Außerdem sorgt sie dafür, dass alle operativen Maßnahmen auf diese Ziele einzahlen.

UX-Strategie verstehen & nutzen

Eine UX-Strategie wird üblicherweise abgeleitet aus den Unternehmenszielen. Sie beschreibt, wie mit der Gestaltung der Nutzererfahrung im Unternehmen umgegangen wird.

Typische Bestandteile einer UX-Strategie sind:

• Vision
• grundlegende User Research (User Personas, Nutzeranalysen)
• KPIs & Business Value
• grundlegende UX-Prinzipien & Guidelines
• Rollenverteilung
• Tools & Prozesse

Die Ausgestaltung erfolgt individuell, je nach Unternehmen und Branche.

Die Definition einer UX-Strategie erfolgt üblicherweise anhand von Analysen und Workshops.

Eine UX-Strategie schafft den Rahmen für alle UX-Aktivitäten. Sie verhindert, dass Maßnahmen „zufällig“ oder planlos umgesetzt werden. Eine passende UX-Strategie hilft, Business-Ziele und User-Ziele zu verknüpfen. Sie bringt das Design der Nutzererfahrung weg vom Zufallsprodukt und zum strategischen Instrument.

Dahin willst du? Dann sichere dir meinen kostenfreien Strategie-Call und wir sprechen darüber!

Praxisbeispiele erfolgreicher UX-Strategien

Duolingo – Gamification in Perfektion

Durch Gamification-Elemente wie Streaks, Levels und Belohnungen wird Lernen spielerisch und motivierend gestaltet. Gleichzeitig sorgt die grüne Eule für Wiedererkennungswert. Das Ziel der Strategie: Nutzer sollen kontinuierlich lernen. Darauf ist jede Funktion der App ausgerichtet.

HubSpot – Interaktive Tools & Inbound Marketing Pro

HubSpot macht komplexe Software zugänglich. Die Website setzt stark auf Struktur: einfache Navigation, klare Nutzenargumente und direkte Call-to-Actions. Nutzer werden Schritt für Schritt durch die Customer Journey geführt, vom ersten Infotext bis zur Demo-Anfrage. HubSpot schafft Transparenz und senkt die Einstiegshürde.

Canva – Schnelle Erfolge für Nicht-Designer 

Canva hat es geschafft, Design-Tools für Nicht-Designer:innen nutzbar zu machen. Die Plattform bietet eine klare User Journey: einfacher Einstieg mit Templates, eine intuitive Bedienung und Gamification-Elemente. Die Strategie: Einstiegshürden maximal senken und Nutzer:innen schnell Erfolge zeigen.

Aber: Die beste Strategie bringt nichts ohne Umsetzung. Deshalb geht es hier weiter mit der operativen Umsetzung von UX-Projekten. Schritte zur Konzeption, typische Ziele und Liefergegenstände sowie Tools & Prozesse werden beleuchtet.

Schritte zum UX-Konzept

Ein UX-Konzept besteht aus mehreren Teilbereichen: Projektziele, Stakeholder-Management, Scope & Deliverables und Priorisierung.

1. Projektziele
   Die meisten Projekte scheitern an einer unklaren Zieldefinition.

Tipp: Ziele aus Nutzersicht & aus Business-Sicht definieren, um geeignete Kompromisse zu finden.

Typische Zielsetzungen von UX-Projekten:

• Conversion-Rate erhöhen: „Bis zum Ende des Quartals soll die Kaufabschlussrate auf der Produktseite von 12 % auf 18 % steigen, indem der Checkout-Prozess vereinfacht wird.“
• Usability verbessern: „Bis in 6 Wochen sollen die durchschnittlichen Fehlklicks beim Formular um 30 % reduziert werden, gemessen über Nutzertests.“
• Nutzerzufriedenheit steigern: „Der Net Promoter Score soll innerhalb von 3 Monaten von 45 auf 60 steigen, indem die Navigation klarer strukturiert wird.“
• Onboarding optimieren: „Neue Nutzer sollen innerhalb der ersten 5 Minuten mindestens 3 Kernfunktionen ausprobieren, getestet über ein Tracking-Tool, innerhalb der nächsten 8 Wochen.“
• Retention erhöhen: „Die Wiederkehrrate der App-Nutzer soll innerhalb von 3 Monaten um 20 % steigen, indem Push-Notifications gezielter eingesetzt werden.“

Du merkst schon, um solche Ziele setzen zu können, brauchst du Zahlen. Wie du UX messbar machst und KPIs festlegst, darüber spreche ich weiter unten in diesem Ratgeber.

2. Stakeholder Management
   In diesem Schritt wird definiert, wer im Projekt involviert ist und wer entscheidet.
   
   Typische Stakeholder/Rollen in UX-Projekten:

• Product Owner / Projektleiter: Definiert die Ziele, priorisiert Anforderungen und trifft Entscheidungen.
• UX-/UI-Designer: Entwickeln Konzepte, Wireframes, Prototypen und Designs, testen die Nutzererfahrung.
• Entwickler / Engineers: Setzen die Designs technisch um, geben Feedback zu Machbarkeit und Limitierungen.
• Marketing / Kommunikation: Liefert Insights zu Zielgruppen, Content und Markenbotschaft, prüft Konsistenz.
• Geschäftsführung / Management: Stellt Budget & Ressourcen bereit, bewertet den Business-Value.
• Nutzer / Testpersonen: Geben Feedback zu Usability und Zufriedenheit, liefern die Basis für Verbesserungen.
• QA / Compliance / Recht (bei regulierten Produkten): Prüfen, ob das Produkt Richtlinien, Standards und Gesetze erfüllt.

3. Scope & Deliverables
   Damit ist die Definition der Liefergegenstände gemeint. Es ist wichtig, einen klaren Projektumfang festzulegen.

Typische Liefergegenstände von UX-Projekten:

• Analysen: Ergebnisse aus Nutzerforschung, Umfragen, Interviews oder Analytics, die zeigen, wie Nutzer dein Produkt nutzen und welche Probleme sie haben.
• Sitemaps: Strukturübersicht deiner Website, die zeigt, welche Seiten oder Bereiche es gibt und wie sie miteinander verlinkt sind.
• Wireframes: Skizzen oder einfache Entwürfe, die Layout, Inhalte und Funktionen zeigen, ohne Design-Details.
• Prototypen: Interaktive Modelle, mit denen man Abläufe testen kann, bevor das endgültige Design umgesetzt wird.
• Design-Mockups & High-Fidelity-Prototypen: Detaillierte, visuelle Entwürfe inklusive Farben, Schriftarten und Interaktionen, fast wie das fertige Produkt.
• Testergebnisse & Validierung: Zusammenfassung von Usability-Tests, A/B-Tests oder Feedback-Runden, die zeigen, was gut funktioniert und was verbessert werden muss.
• Projektdokumentation: Alle relevanten Informationen, Entscheidungen, Guidelines und Spezifikationen, damit Entwickler:innen und andere Beteiligte die UX korrekt umsetzen können.

4. Priorisierung

Starte mit den Maßnahmen, die den größten Nutzen bringen. UX-Designer helfen dir, die richtigen Prioritäten zu setzen und Zeit sowie Budget optimal zu nutzen. Wenn du willst, können wir das gemeinsam in einem kostenfreien Strategie-Call durchgehen.

Tools im UX Projektmanagement

Die Tools im UX-Projektmanagement umfassen sowohl klassische Projektmanagement-Tools als auch Design- & Prototyping-Tools. 

• Kollaboration & Kommunikation: Slack, Miro, Figma, Notion
• Projektplanung: Jira, Trello, Asana
• Prototyping & Testing: Figma, Sketch
• Dokumentation & Wissensmanagement: Confluence, Notion

Der klassische UX-Prozess

Ein klassischer UX-Prozess besteht aus den Phasen Research, Konzeption bzw. Ideation, Design bzw. Prototyping, Testing, Implementierung, Monitoring & Iteration.

Wie sich jede dieser Phasen in der Praxis darstellt, hängt stark von der Branche und von der Größe des Unternehmens bzw. Teams ab.

In großen Teams bearbeiten verschiedene Rollen meist verschiedene Prozessphasen.

Zum Beispiel:

• Research = UX Researcher/Product Owner oder Requirement Engineer
• Konzeption/Ideation = UX Researcher/Product Owner oder Requirement Engineer
• Design/Prototyping = UX-Designer, UI-Designer
• Testing = UX Reseacher, UX-Designer, Developer
• Implementierung = Developer
• Monitoring = Developer/Marketing Analyst

In kleinen Teams machen vorwiegend ein oder zwei Leute gleich mehrere Schritte.

Und: Je reglementierter die Branche, desto strikter werden die Prozessphasen durchlaufen und dokumentiert. 

Hier zum Vergleich eine Übersicht, wie der UX-Design-Prozess in einem Start-up vs. bei einem Medizinprodukthersteller aussehen könnte.

	Start-Up: Pflanzen-App	Medizinprodukthersteller
Ausgangslage	Schnell auf den Markt kommen, unklare Nutzerbedürfnisse, hohe Flexibilität nötig	Starke Regulierung, Sicherheitsanforderungen, klare Vorgaben
Team	Klein, 2–5 Personen, oft multifunktional	Groß, viele Rollen, klare Spezialisierung (Designer, Entwickler, Regulatory, QA)
Besonderheiten im UX-Prozess	Lean UX, kurze Iterationen, frühes Testing mit Nutzern, Hypothesen statt lange Dokumentation	Klassischer UX-Prozess, umfangreiche Dokumentation, Usability-Tests müssen dokumentiert und validiert sein, formale Freigaben
Entscheidungswege	Schnell, direkt im Team, iterative Anpassungen	Langsam, mehrere Abteilungen involviert, Freigaben notwendig
Fokus	Nutzerfreundlichkeit, schnelle Anpassung, Produkt-Market-Fit	Sicherheit, Compliance, fehlerfreie Interaktion, Risikominimierung

Du siehst also, dass die Ansätze oft nicht unterschiedlicher sein könnten.

Was ist Lean UX?

Lean UX ist ein Projektmanagement-Ansatz, der den UX-Prozess schlanker und iterativer macht. Die Grundidee ist es, den UX-Prozess möglichst schnell zu durchlaufen.

Sprich: Kein langen Planungsphasen, sondern: designen, entwickeln und in der Praxis testen. 

Der Lean-UX-Ansatz lohnt sich also vor allem für Projekte mit hohem Zeitdruck oder bei der Entwicklung innovativer Anwendungen, um Ideen schnell zu validieren.

Der Fokus bei Lean UX liegt auf Geschwindigkeit. Oftmals ist der Ansatz wenig strukturiert und lässt sich daher schwer skalieren. In großen Organisationen kann es also schnell unübersichtlich werden. 

Je komplexer die Systeme und Unternehmen, desto weniger eignet sich Lean UX. In streng geregelten Branchen wie etwa sicherheitskritischer Software oder im Gesundheitsbereich ist der Ansatz ebenfalls nicht zu empfehlen. Grund dafür ist die fehlende Dokumentation.

Buchempfehlung

Wenn du dich intensiver mit dem Thema Lean UX auseinander setzen willst, dann kann ich dir übrigens das gleichnamige Buch von Jeff Gothelf und Josh Seiden empfehlen.

Schau dir zum Thema UX-Projektplanung auch mein YouTube-Video an:

Neben einer Strategie, Konzept und Umsetzung brauchen erfolgreiche UX-Projekte vor allem noch eine Sache: Erfolgsmessung. 

UX-KPIs – Erfolgsmessung von UX-Projekten

UX-KPIs (Key Performance Indicators) sind messbare Kennzahlen, die den Erfolg der Nutzererfahrung zeigen. Sie helfen, UX-Maßnahmen zu bewerten und zu steuern.

Typische Beispiele:

• Task Completion Rate: Anteil der Nutzer, die eine Aufgabe erfolgreich abschließen.
• Fehlerquote / Error Rate: Wie oft Nutzer Fehler machen.
• Conversion Rate: Anteil der Nutzer, die ein gewünschtes Ziel erreichen (z. B. Kauf, Anmeldung).
• Time on Task: Wie lange Nutzer brauchen, um ein Ziel zu erreichen.
• Net Promoter Score (NPS): Zufriedenheit und Weiterempfehlungsbereitschaft der Nutzer.
• Retention / Wiederkehrrate: Wie viele Nutzer regelmäßig zurückkommen.

UX-KPIs zeigen, ob dein Produkt für Nutzer zufriedenstellend ist.

Fazit

Erfolgreiche UX-Projekte entstehen, wenn Strategie und Umsetzung Hand in Hand gehen. Eine klare UX-Strategie schafft Fokus und Prioritäten. Ein solides UX-Konzept stellt sicher, dass Projekte strukturiert umgesetzt werden.

Mit der richtigen Kombination aus Strategie, Konzept, Tools und KPIs wird UX zu einem strategischen Instrument. Das Ergebnis: mehr Nutzerzufriedenheit, mehr Vertrauen in dein Business.

FAQ – UX-Projekte

Dieser Ratgeber kann spuren von KI enthalten. Bei Risiken und Nebenwirkungen begeben sie sich ins Meta-Verse oder Fragen Sie ihren ChatBot.